Zintegrowane modelowanie i automatyzacja procesów biznesowych.
Procesy biznesowe to działania organizacji, które zazwyczaj skupiają się na realizacji jak najlepiej, w jak najkrótszym czasie i w możliwie najbardziej powtarzalny (proceduralny) sposób strategii firmy. Proces jest nadrzędny w stosunku do struktury organizacyjnej co oznacza, że ważniejsza staje się realizacja celów procesu, niż prawidłowe wykonanie procedur przez jednostkę organizacyjną. Współczesne organizacje coraz częściej chcą definiować, mierzyć i kontrolować procesy biznesowe, a nie procedury ich wykonania.
Kiedy organizacja definiuje i optymalizuje swoją działalność z wykorzystaniem aplikacji do modelowania procesów biznesowych, tak zdefiniowane modele mogą być integrowane z systemami klasy workflow. Architekci procesów biznesowych w firmie zmieniają wtedy coś więcej niż tylko modele – bezpośrednio i natychmiastowo zmieniająsposób pracy pracowników!
Dzięki narzędziom do modelowania procesów biznesowych, takim jak iGrafx FlowCharter / iGrafx Process i wiele innych, firma otrzymuje powiązanie modeli działalności ze strukturą organizacyjną oraz definicje dokumentacji i informacji związanych z nimi.
Zazwyczaj od stworzenia (bądź aktualizacji) modelu procesu do jego wdrożenia na poszczególnych stanowiskach pracy droga trudna i daleka. Typowe narzędzia wdrożenia to szkolenia pracowników, publikacja modeli w serwisach intranetowych, czy też po prostu zarządzenia. Efektywność tych środków zależy od umiejętności organizacyjnych i komunikacyjnych firmy, w każdym jednak przypadku pozostawia wiele do życzenia.
W sytuacji, kiedy otoczenie gospodarcze szybko się zmienia,
procesy biznesowe firm powinny równie szybko
dostosowywać się do tych zmian.
Systemy klasy workflow, choć często utożsamiane tylko z elektronicznymi obiegami dokumentów, są niewątpliwie ważnym i dostarczającym wymiernych korzyści elementem strategii informatyzacji. Coraz więcej firm użytkuje zintegrowane systemy zarządzania firmą, których podstawowym komponentem jest właśnie system workflow:
* automatyzujący rutynowe czynności, procedury i przepływ informacji,
* wspomagający zarządzanie informacją wewnątrz firmy,
* zintegrowany z urządzeniami typu serwer faksowy, urządzeniami skanującymi i OCR,
* zintegrowany z oprogramowaniem ERP, MRP, BI, call center.
Proces realny różni się od procesu informacyjnego. Tylko ten drugi może być całkowicie wspomagany przez rozwiązania informatyczne. Jednak modele procesów biznesowych są zazwyczaj zbyt ogólne i przez to nie przygotowane do bezpośredniego przełożenia na w pełni automatyzowane procedury pracy. Aby to było możliwe, potrzebne jest uzupełnienie definicji modeli procesów biznesowych tak, aby stały się one precyzyjniejsze. Jeśli wykorzystamy tak rozbudowaną notację modelu procesu, zintegrujemy dotychczas rozłączne obszary funkcjonowania naszej organizacji. Wyeliminujemy konieczność oddzielnego definiowania procesów biznesowych i elektronicznych obiegów, konieczność pilnowania spójności zmian dokonywanych w procesach biznesowych i w odpowiadających im systemach informatycznych.
Po wdrożeniu takiego rozwiązania wystarczy tylko w jednym miejscu zmieniać definicję procesu, aby system automatycznie przygotował jego nową dokumentację oraz jej elektroniczny obieg. Dzięki temu kadra zarządzająca może sterować zachowaniem całej firmy, a system informatyczny będzie automatycznie wspomagać proces wdrożenia zmian w organizacji. Model procesów biznesowych, system zarządzania relacjami z klientem, system zarządzania jakością i system informatyczny zostaną ściśle zintegrowane.
Rozwiązanie zbudowane jest:
* na platformie komunikacji i pracy grupowej Lotus Notes Domino,
* w technologii projektowania i zarządzania przepływami pracy Lotus Workflow (opcja),
* z wykorzystaniem środowiska zarządzania informacją i wiedzą Xpertis Zarzadzanie dokumentami oraz pozostałych rozwiązań firmy Macrologic będących aplikacjami funkcjonującymi w tym środowisku.
Rozwiązanie pozwala na przechowywanie całości definicji modelu procesu, łącznie z czynnościami, które nie podlegają bezpośrednio wspomaganiu informatycznemu. Daje to unikalną możliwość pełnego kontrolowania procesów biznesowych za pomocą systemu workflow. Ta sama informacja jest wtedy obserwowalna zarówno w perspektywie segregatorów dokumentów, w perspektywie zadań i projektów realizowanych przez firmę jak też w perspektywie zdefiniowanych procesów biznesowych.
* Ułatwienie przekładania celów i strategii organizacji na działanie pracowników każdego szczebla,
* Bezpośrednie i natychmiastowe modelowanie zachowań organizacji poprzez procesy biznesowe i odpowiadające im obiegi dokumentów, spraw i zadań,
* Zwiększenie produktywności poprzez wzrost wydajności pracowników i szybkości wdrażania zmian procesów biznesowych,
* Znaczne zmniejszenie kosztów wprowadzania zmian,
* Kontrolowany i udokumentowany sposób pracy pracowników.